Privacy Statement Maylight ISMT

Maylight Instituut voor Spirituele en Mentale Training

Privacy Beleid

Maylight Instituut voor Spirituele en Mentale Training hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Maylight ISMT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de 

Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring

  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt

  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens

  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt

  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Maylight ISMT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Informeren van cliënten en cursisten

Maylight Instituut voor Spirituele en Mentale Training informeert bezoekers, cliënten en cursisten over het privacybeleid dat Maylight ISMT voert.

Email en telefoon

Om te beginnen is in het automatisch email antwoord van Maylight ISMT een verwijzing aangebracht naar het document dat ons privacy beleid omschrijft. Ook op het bericht op ons antwoord apparaat wordt verwezen naar het document dat ons privacy beleid omschrijft.

Nieuwsbrief

Om de Maylight ISMT nieuwsbrief te ontvangen, vraagt Maylight ISMT bezoekers van de site om zich in te schrijven voor onze Mailchimp nieuwsbrief. Zij kunnen op hun naam en e-mailadres in te vullen en zij kunnen daarbij aangeven of wij hun emailadres mogen gebruiken om hen de nieuwsbrief te te sturen. Alleen als zij ons dat recht geven, zullen zij de nieuwsbrieven ontvangen. Op de contactpagina stat een verwijzing naar het document dat ons privacy beleid omschrijft.

Contactformulier

Website bezoekers kunnen op onze website contact met ons opnemen via een webformulier. We leggen op dat webformulier uit welke contactgegevens we nodig hebben en waarvoor we die gebruiken. Daarnaast wordt de bezoekers op de contactpagina ook de Privacyverklaring getoond met een expliciete vraag om toestemming om hun contactgegevens te mogen gebruiken om hun vraag te kunnen beantwoorden of een afspraak met hen te kunnen maken.

Clienten

Omdat de bezoeker al contact heeft gezocht met Maylight ISMT (het zij telefonisch, email of webformulier) heeft de bezoeker al kennis genomen van het privacybeleid van Maylight ISMT. De bezoeker heeft os ook al toestemming gegeven om diens contactgegevens te gebruiken. Bij het intake gesprek of het eerste consult informeert Maylight ISMT de cliënten mondeling over de privacyverklaring en dossierplicht al tijdens het aanvragen van intakegesprek of het eerste consult. Daarnaast wordt er schriftelijk een behandelverklaring voorgelegd en ondertekend, waarmee de client expliciet aangeeft toestemming te geven voor het gebruik van de gegevens en eventuele aanvullende gegevens. Onderdeel van deze behandelverklaring zijn de door Maylight ISMT opgestelde Algemene Voorwaarden.

Cursisten

Omdat de bezoeker al contact heeft gezocht met Maylight ISMT (het zij telefonisch, email of webformulier) heeft de bezoeker al kennis genomen van het privacybeleid van Maylight ISMT. De bezoeker heeft os ook al toestemming gegeven om diens contactgegevens te gebruiken. Maylight ISMT informeert de cursisten bij online inschrijving nogmaals over de privacyverklaring en dossierplicht vóór het daadwerkelijke inschrijven van een cursist voor een workshop of opleiding. Om de inschrijving voor een workshop/opleiding af te ronden, worden ook de Algemene Voorwaarden ter acceptatie getoond.

Verwerking van persoonsgegevens van consulten en workshops, opleidingen en evenementen.

Persoonsgegevens van klanten worden door Maylight ISMT verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Communicatie over het aanbod van Maylight ISMT van workshops, opleidingen en evenementen door middel van een nieuwsbrief en websites van Maylight ISMT.

  • Communicatie voor het maken van afspraken voor privé en professionele consulten met Maylight ISMT - per email, telefoon/voicemail en webformulier.

  • Communicatie en inschrijfprocedures voor het deelnemen aan workshops, opleidingen en evenementen van Maylight ISMT.

  • Het uitvoering geven aan consulten en/of onderwijs van Maylight ISMT.

  • Verbeteren van de producten en diensten van Maylight ISMT door middel van cliënten en cursisten evaluaties.

  • Toegang verschaffen tot een overzicht van de door de cursist gevolgde opleidingen, lesmateriaal en geluidsopnamen van lesdagen enkel en alleen voor deelnemers van de betreffende opleiding/workshop.

  • Opbouw en onderhoud van cliëntendossier ten behoeve van WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van beroepsvereniging en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ)

  • Opbouw en onderhoud van cursistendossier ten behoeve van CRKBO (Centraal Register Kort Beroepsonderwijs)

  • Het voeren van een Financieel en fiscale administratie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen consult en/of reeks consulten

  • De overeengekomen inschrijving voor een workshop, opleiding of evenement

  • Wettelijke verplichtingen aangaande opbouw en onderhoud van cliënten- en cursistendossier.

  • Wettelijke verplichtingen aangaande financiële administratie (belastingrecht).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Maylight ISMT de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam

  • Adres en postcode

  • Woonplaats

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • Persoonsgegevens van (beide) ouders/verzorgers in geval de client minderjarig is.

  • Bedrijfsnaam, adresgegevens, KvK nummer en BTW nummer (in geval van professionele inschrijving)

  • Geslacht (in geval van specialistische consulten)

  • Geboortedatum (in geval van specialistische consulten)

  • Bankgegevens (ten behoeve van automatische incasso)

Uw persoonsgegevens worden door Maylight ISMT opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna

  • In de financiële administratie voor maximaal 5 jaar.

  • In geval van behandelingen: In de voor ons verplichte medische dossiers voor maximaal 15 jaar (WGBO). Deze periode wordt gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft)

  • In geval van onderwijs: In de voor ons verplichte cursistenadministratie voor maximaal 5 jaar (CRKBO).

Alle persoonlijke gegevens worden alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen, namelijk in Nederland. Alle servers, die gebruikt worden door Maylight ISMT staan in Nederland.

Wat doen we met uw gegevens

Privé en Professionele Consulten:

In het geval van cliënten voor consulten, die door Maylight ISMT aangeboden worden, gebruiken we de contact- en persoonsgegevens, zoals die aangemerkt zijn in de vorige stap om

  • Een fysieke afspraak te kunnen maken voor het consult.

  • Eventueel geluidsopnamen van het consult toe te sturen.

  • Een voor ons verplicht cliënten dossier op te bouwen.

  • Afhandelen van facturatie en debiteurenbeheer.

Workshops, Opleidingen en Evenementen:

In het geval van deelnemers aan opleidingen en workshops, die aangeboden worden door Maylight ISMT, gebruiken we de contact- en persoonsgegevens, zoals die aangemerkt zijn in de vorige stap om:

  • Alle voor de opleiding en opleidingsgroep relevante informatie te doen toekomen.

  • Een aan de cursist(e) verbonden opleidingshistorie op te bouwen.

  • Alle certificaten en diploma’s worden in het Maylight ISMT studie register opgeslagen. Alle certificaten en diploma’s zijn geregistreerd op naam van de betreffende deelnemer.

  • Wanneer van toepassing, zal per deelname registratie ook een beoordeling van deelname geregistreerd worden.

  • Het betreft een opsomming van de workshops/opleidingen waar de client aan deelgenomen heeft

  • Afhandelen van facturatie en debiteurenbeheer.

  • De opleidingshistorie wordt per cursist bewaard in het cursistendossier.

Webshop:

  • Per email notificaties op de hoogte houden van de afhandeling van uw bestelling.

  • Het aangeschafte product per post aan u laten bezorgen.

  • De factuur voor het aangeschafte product naar u verzenden.

  • De webshop maakt via iDeal contact met uw bank.

Geheimhoudingsplicht

Voor Maylight ISMT geldt als therapeut op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van een psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:         

  • Het verzorgen en opslaan van de financiële administratie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Volgens de patiëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling.

Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling.

Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt.

Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

Bewaartermijn

Maylight ISMT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Algemeen:

  • Alleen directe medewerkers van Maylight ISMT (Marion en Roger) kunnen kennis nemen van uw gegevens en beiden zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • Alle papieren formulieren, zowel cliënten- als cursistendossiers, zijn opgeborgen in een metalen, afsluitbare kast, die enkel toegankelijk is voor Maylight ISMT

Clientendossiers:

  • Alle cliëntinformatie en bijhorende formulieren zijn er cliënt verzameld in een papieren dossier. Hieronder vallen onder andere: aanvraag formulier consult, toestemming contactgegevens, behandelingsovereenkomst (wanneer van toepassing), toestemmingsformulieren ouders (wanneer van toepassing)

  • Waar mogelijk gebruiken we hiervoor standaard formulieren die voorzien zijn door het CAT.

  • Alle gemaakte geluidsopnamen van consulten worden, nadat zij aan de client afgeleverd zijn, van de opname apparatuur, geheugenkaarten en bestandsmappen verwijderd.

Cursistendossiers:

  • Alle onderwijsinformatie en bijhorende persoonsgegevens worden opgeslagen in door Maylight ISMT ontwikkelde en onderhouden digitaal systemen.

    • Alle informatie systemen worden door Maylight ISMT zelf gemaakt en onderhouden: géén derde partij.

      • ​“Maylight ISMT website” : algemene website met het complete aanbod aan producten en diensten van Maylight ISMT.

      • “Mijn Maylight” : deel van onze algemene website waarop cursisten kunnen inloggen om hun inschrijvingen, lesmateriaal, aanwezigheid kunnen raadplegen.

        • ​Het gebruikersaccount wordt aangemaakt en beheerd door de beheerder (Maylight ISMT).

        • Alleen voor-, achternaam en emailadres worden gebruikt.

        • Cursisten kunnen enkel hun eigen gegevens inzien.

        • Van veel lesdagen worden geluidsopnamen en tekstuele uitwerkingen daarvan gemaakt. Deze geluidsopnamen zijn enkel voor de cursisten van de betreffende opleidingsgroep beschikbaar. Uitwerkingen worden geanonimiseerd en worden enkel ter beschikking gesteld aan de deelnemers van de opleidingsgroep.

        • Downloadbare (geluids)bestanden worden op onze server opgeslagen in een versleuteld en afgeschermd deel van Mijn Maylight.

      • ​“Maylight ISMT DB” : gesloten database met contactgegevens van cursisten, opleidingen.workshop aanbod, inschrijvingen, lesdagen, presentieformulieren, beoordelingen, certificaten en diploma’s.

        • “Maylight ISMT DB” is alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.

        • “Maylight ISMT DB” is een versleuteld databestand.

        • “Maylight ISMT DB” is enkel toegankelijk voor Maylight ISMT.

        • “Maylight ISMT DB” is afgesloten van internet.

Computer systemen en websites:

  • Voor alle systemen geldt:

    • Alle bestandsystemen (desktop en laptop) zijn versleuteld.

    • Alle computers zijn voorzien van gebruikersnamen en wachtwoorden.

    • Alle systemen zijn voorzien van versleutelde verbindingen (SSL).

    • Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid.

    • Alle systemen en onderdelen daarvan worden continue up-to-date gehouden, zodat de software optimaal beveiligd is.

    • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens en systemen om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

      • We maken meerdere keren per dag backups van onze in Nederland geplaatste servers.

      • Deze backups zijn enkel bereikbaar voor Maylight ISMT.

      • Cloud systeem werkt alleen op kantoor en is enkel bereikbaar per bedraad netwerk.

      • Backups op (versleutelde) externe harde schijven en (versleuteld) cloud systeem.

Onderhoud:

  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen

    • Alle systeemaanpassingen, die met persoonsgegevens te maken hebben, worden gedocumenteerd

    • Alle eventueel geconstateerde datalekken (zowel analoog als digitaal) worden geregistreerd en aan de Autoriteit Persoonsgegevens doorgegeven.

    • Maylight ISMT heeft afspraken gemaakt in de overeenkomsten met leveranciers en wordt daardoor tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest.

Websites en Cookies

De websites van Maylight ISMT maakt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website en/of Flash-applicaties wordt meegestuurd en door je browser op je harde schrijf van je computer, mobiele telefoon, smartwatch of tablet wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. 

Het gebruik van cookies is van groot belang voor het goed laten draaien van onze website, maar ook cookies waarvan je niet direct het effect ziet zijn zeer belangrijk. Dankzij de (anonieme) input van bezoekers kunnen we het gebruik van de website verbeteren en deze gebruiksvriendelijker maken.

Toestemming voor het gebruik van cookies

Voor het gebruik van bepaalde cookies is jouw toestemming vereist. Dit doen wij door middel van een zogenaamde cookiebanner. Deze banner komt bij het eerste bezoek aan onze site(s) prominent in beeld en toont naast informatie ook twee buttons: een voor het toestemmen van cookies en een voor het opvragen van meer informatie over cookies.

De gebruikte type cookies en hun doelstellingen

Wij gebruiken de volgende type cookies: Functionele cookies

Hiermee kunnen we de website beter laten functioneren en is het gebruikersvriendelijker voor de bezoeker. Bijvoorbeeld: we slaan je inloggegevens op of wat je in je winkelmandje hebt gestopt.

Cookies blokkeren en verwijderen

Je kunt cookies ten alle tijden eenvoudig zelf blokkeren en verwijderen via je internetbrowser. Ook kun je je internetbrowser zodanig instellen dat je een bericht ontvangt als er een cookie wordt geplaatst. Je kunt ook aangeven dat bepaalde cookies niet geplaatst mogen worden. Bekijk voor deze mogelijkheid de helpfunctie van je browser. Als je de cookies in je browser verwijdert, kan dat gevolgen hebben voor het prettig gebruik van deze website. 

Sommige tracking cookies worden geplaatst door derden die onder meer via onze website advertenties aan je vertonen. Deze cookies kan je centraal verwijderen via www.youronlinechoices.eu.

Wees er wel van bewust dat als je geen cookies wilt, wij niet meer kunnen garanderen dat onze Website helemaal goed werkt. Het kan zijn dat enkele functies van de site verloren gaan of zelfs dat je de website helemaal niet meer kunt bezoeken. Daarnaast betekent het weigeren van cookies ook niet dat je helemaal geen advertenties meer te zien krijgt. De advertenties zijn dan alleen niet meer toegesneden op jouw interesses en kun daardoor vaker worden herhaald.

Hoe je je instellingen kunt aanpassen, verschilt per browser. Raadpleeg indien nodig de helpfunctie van jouw browser, of klik op één van de onderstaande iconen om direct naar de handleiding van je browser te gaan.

· Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-verwijderen-gegevens-wissen-we...

· Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform=Desktop...

· Internet Explorer: https://support.microsoft.com/nl-nl/kb/278835

· Safari: https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=nl_NL 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld op 22 mei 2018. Wij behoudens ons het recht om deze privacyverklaring aan te passen. Als het om belangrijke wijzigingen gaat, zullen we u daarvan op de hoogte brengen. Als het gaat om een nieuw gebruiksdoel(en) voor dezelfde gegevens, zullen we u de mogelijkheid geven om daar bezwaar tegen te maken.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Maylight Instituut voor Spirituele en Mentale Training

Loopkantstraat 25

5405 AC Uden

privacy@maylight.nl

(06) 23 68 93 13